Een contract legt afspraken vast. Maar in een samenwerking van meerdere jaren ontstaan er altijd wel wijzigingen. Techniek ontwikkelt zich, gebruikerswensen veranderen en ieder project brengt nieuwe aandachtspunten met zich mee. Dan komt het erop aan hoe je daar samen mee omgaat.
Sinds 2024 werken ProRail en CREON samen aan de inrichting en het beheer van 15 locaties verspreid over Nederland, waaronder 12 seinzalen. CREON levert hiervoor de specialistische werkplekken en 24-uurs stoelen en is betrokken bij het traject van engineering en projectafstemming tot preventief en correctief onderhoud. We spraken met Maarten Leerkotte, contractmanager bij ProRail, en Jasper Reims, productmanager bij ProRail, over hoe zo’n langlopende samenwerking in de praktijk werkt.
De aanbesteding als vertrekpunt
Voor ProRail begon de samenwerking met CREON met een duidelijke ambitie: de werkplekken in de verschillende seinzalen zoveel mogelijk standaardiseren. Dat is niet zonder reden. Verkeersleiders moeten op verschillende locaties inzetbaar zijn en daar kunnen vertrouwen op een herkenbare werkomgeving. Tegelijkertijd stelt het werk hoge eisen aan de inrichting. Ergonomie, verstelbaarheid, monitoropstellingen en technische voorzieningen moeten aansluiten op een omgeving waarin langdurige concentratie belangrijk is. Die uitgangspunten zijn vastgelegd in een uitgebreid programma van eisen. Maar daarmee is niet voor jaren alles bepaald.
“We kiezen heel erg bewust om met leveranciers een lange samenwerking aan te gaan”, vertelt Leerkotte. En juist binnen zo’n samenwerking verwacht ProRail dat een leverancier zijn eigen expertise toevoegt. “Onze leveranciers zijn natuurlijk specialisten, dat zijn wij niet. Wij zijn zelf specialisten voor het spoor.”
Niet alleen uitvoeren, maar meedenken
Voor CREON betekent die rol dat we niet alleen kijken naar wat er op papier wordt gevraagd. We kijken ook of iets technisch mogelijk is, welke gevolgen een keuze heeft voor de inrichting en waar mogelijke knelpunten zitten. Dat wordt vooral zichtbaar wanneer de praktijk afwijkt van wat vooraf is bedacht.
Tijdens een inventarisatie voor een project in Maastricht bleek bijvoorbeeld dat de bestaande tafelconfiguratie anders was dan verwacht. Door dit op locatie te signaleren, kon de oplossing worden aangepast voordat de nieuwe werkplekken werden geleverd.
Ook technische eisen veranderen gedurende de looptijd van een contract. Nieuwe kabelvereisten en bedieningselementen in het werkblad moesten bijvoorbeeld worden geïntegreerd. In plaats van dit tijdens de verbouwing op locatie op te lossen, werden de aanpassingen vooraf meegenomen in de engineering. Zo werd de impact op de operationele omgeving zoveel mogelijk beperkt. Voor Reims is dat een belangrijk onderdeel van de samenwerking: aandachtspunten signaleren voordat ze verderop in het proces voor problemen zorgen.
Een standaard die niet stilstaat
Standaardiseren betekent niet dat iedere oplossing jarenlang exact hetzelfde blijft. Sinds de start van de samenwerking is de standaardwerkplek van ProRail meerdere keren aangepast. Nieuwe inzichten worden besproken, technisch uitgewerkt en waar nodig eerst getest.
Voor een project in Zwolle wordt bijvoorbeeld een proefopstelling gebruikt om een aangepaste oplossing in de praktijk te beoordelen voordat deze definitief wordt toegepast. Zo groeit de standaard mee met de praktijk. ProRail brengt kennis van het spoor, de organisatie en de gebruikers in. CREON voegt daar kennis van ergonomie, engineering en 24/7-werkomgevingen aan toe. Die combinatie is volgens Leerkotte belangrijk: “Uiteindelijk is onze leverancier de specialist.”
Eén contract, verschillende disciplines
Een contract voor 15 locaties vraagt niet alleen om inhoudelijke expertise, maar ook om overzicht en afstemming. Jacco Evink is bij CREON als contractmanager betrokken bij de overkoepelende samenwerking met ProRail. Tegelijkertijd werken binnen CREON verschillende disciplines samen aan de uitvoering van het contract. Zo blijft er zicht op wat er over de verschillende locaties speelt, van nieuwe projecten en technische wijzigingen tot onderhoud, storingsmeldingen en aandachtspunten die om opvolging vragen.
Contractmanagement, projectmanagement, engineering en service zijn betrokken op de momenten waarop hun expertise nodig is. Ook de betrokken disciplines van ProRail en CREON weten elkaar rechtstreeks te vinden. Zo kan een technische vraag snel bij de juiste specialist terechtkomen, zonder het overzicht over het geheel te verliezen.
Juist bij wijzigingen of onverwachte situaties helpt het als duidelijk is wie je nodig hebt en er snel geschakeld kan worden. Reims omschrijft dat heel praktisch: “Als ik Jacco bel en er komt een nieuw project aan, dan weet ik dat het geregeld wordt.”
Dat vertrouwen is niet ontstaan door één project of één afspraak. Het groeit doordat afspraken worden nagekomen, vragen worden opgepakt en beide organisaties weten wat ze van elkaar kunnen verwachten. “We doen nu twee jaar zaken met CREON en dat vertrouwen is er al.”
Continuïteit vraagt om blijvende aandacht
De verantwoordelijkheid binnen het contract loopt door nadat een project is opgeleverd. CREON voert jaarlijks preventief onderhoud uit aan de werkplekken en 24-uurs stoelen. Daarnaast worden storingsmeldingen opgepakt via correctief onderhoud. Daarmee blijft CREON ook tijdens de gebruiksfase het aanspreekpunt voor de oplossingen die onder het contract vallen.
Tijdens het preventieve onderhoud wordt gekeken naar de technische staat en worden eventuele aandachtspunten gerapporteerd. Als daar acties uit voortkomen die nog openstaan, brengt CREON deze actief opnieuw onder de aandacht. Zo heeft CREON niet alleen zicht op een afzonderlijke werkplek of melding, maar blijft ook het overzicht behouden over de 24-uurs werkplekken op de verschillende ProRail-locaties.
Die signaleringsfunctie is een belangrijk onderdeel van de samenwerking. Het gaat niet alleen om reageren wanneer er iets gebeurt, maar ook om aandachtspunten tijdig herkennen en opvolgen. Zo hoeft ProRail niet voor ieder vraagstuk zelf verschillende partijen of disciplines bij elkaar te brengen en blijft er één aanspreekpunt voor de inrichting en het beheer van de 24-uurs werkplekken.
Bij een langlopend contract gaat continuïteit daarmee niet alleen over wat er vandaag wordt geleverd. Het gaat er ook om dat oplossingen gedurende de looptijd blijven aansluiten op wat de organisatie en gebruikers nodig hebben.
Van afspraken naar vertrouwen
Een groot contract vraagt om structuur. Om duidelijke afspraken, vaste aanspreekpunten en goede verslaglegging. Maar ook om iemand die het overzicht houdt wanneer projecten, wijzigingen, onderhoud en storingen naast elkaar lopen. Uiteindelijk bewijst een contract zich in de dagelijkse praktijk. Kun je snel schakelen als er iets verandert? Wordt een risico op tijd gesignaleerd? Wordt er meegedacht als een bestaande oplossing niet meer voldoet? Is duidelijk waar je terechtkunt bij een storing? En kun je erop vertrouwen dat een afspraak daadwerkelijk wordt opgepakt?
De aanbesteding uit 2024 legde het fundament voor de samenwerking tussen ProRail en CREON. Sindsdien wordt dat fundament in de praktijk verder ingevuld, locatie voor locatie en project voor project. Van engineering en realisatie tot service, onderhoud en het signaleren van nieuwe aandachtspunten.
Want een contract legt de afspraken vast. Goed contractmanagement zorgt ervoor dat die afspraken ook blijven werken wanneer de praktijk verandert.